Van Excel-bestand naar product configurator: wanneer is de stap de moeite waard?
Bij veel bedrijven in de maakindustrie bestaat er een Excel-bestand dat inmiddels een soort onofficiële collega is geworden; het kent alle prijzen, weet welke opties er wel en niet samen kunnen en is in de loop der jaren aangevuld met tabbladen en formules waar niemand meer helemaal zeker van is hoe ze precies werken. Het doet zijn werk, en eigenlijk al best lang ook.
De vraag is dan ook niet of Excel goed werkt, maar wanneer het je meer gaat kosten dan dat het oplevert?
Excel is een prima keuze, tot op een bepaald punt
Laten we hier dieper op inzoomen, want voor een klein aantal producten met een overzichtelijk aantal opties is Excel een prima tool. Het is relatief snel in te richten en zolang de complexiteit beperkt blijft het nog standhouden ook.
Tot het moment waarop dat verandert. Helaas is dit meestal niet te duiden als een concreet omslagpunt, maar ontstaat dit door ontwikkelingen die er langzaam insluipen; een collega die het bestand net iets anders invult of interpreteert dan een ander of een tijdelijke uitzondering op de regel die er even snel bijgezet wordt, maar er daarna nooit meer uitgaat.
De signalen dat het omslagpunt eraan komt
Gelukkig zijn er signalen waaraan je vroegtijdig kunt herkennen of Excel nog past bij de ontwikkeling van jouw bedrijf. Hieronder lees je veelvoorkomende en herkenbare situatie die we vaak horen van bedrijven die besluiten dat Excel niet comfortabel genoeg meer is.
1 – Het bestand is inmiddels zo complex dat er nog maar één of twee mensen zijn die het écht begrijpen, en dus ook alleen zij de complexere aanvragen kunnen behandelen.
2 – Fouten in een berekening worden pas ontdekt nadat de offerte al bij de klant ligt, of erger, nadat de order al in productie is.
3 – Elke nieuwe medewerker heeft weken nodig om te leren hoe het bestand werkt, terwijl dat eigenlijk gewoon een systeem zou moeten zijn dat het uitlegt.
4 – Het aantal productvariaties groeit sneller dan het bestand kan bijbenen, en onderhoud kost inmiddels meer tijd dan het gebruik zelf.
5 – Klanten vragen steeds vaker om een directe prijsindicatie, terwijl een berekening momenteel altijd via iemand intern moet lopen.
Herken je twee of meer van deze punten? Dit is jouw signaal dat de dienst van Excel erop zit.
Wat een product configurator anders doet
Simpel gezegd is de product configurator een digitaal syteem dat het complexe Excel-bestand combineert met jouw handelingen, alleen dan veel sneller en secuurder.
Het is slimme software die alle opties, technische logica en prijzen van jouw product beheert en bewaart, maar die ook nog eens razendsnel samenstelt.
De regels en uitzonderingen staan vast in het systeem waardoor foutieve combinaties simpelweg niet mogelijk zijn, en de uitkomst is constant; wie de aanvraag ook verwerkt.
Het verschil zit dus niet in wat er berekend wordt, maar in hoe snel, toegankelijk en betrouwbaar die berekening is voor de rest van je organisatie en voor de klant zelf.
Tijd = geld
De meeste bedrijven onderschatten hoeveel tijd er onnodig wordt besteed aan handmatig routinewerk. Simpelweg omdat het er insluipt en er geen beter alternatief is.
Tel de uren die wekelijks naar het handmatig doorrekenen en controleren van aanvragen gaan bij elkaar op, dan wordt het al snel inzichtelijk hoe snel een product configurator zich terugverdient.
Daar komt bij dat foutieve combinaties er simpelweg niet meer doorheen glippen, en dat een aanvraag niet meer hoeft te wachten tot iemand er tijd voor heeft.
Niet doordat Excel tekortschiet, maar doordat je organisatie simpelweg klaar is voor iets dat met je meegroeit en altijd beschikbaar.
Zit jouw bedrijf op hetzelfde kantelpunt? We kijken graag met je mee wat een product configurator voor jou kan betekenen.
