Knowledge Scaling, onze methodiek voor kennis digitalisering

Meijk en Vincent brainstormen over het design van het ERP-systeem van Lesautodeal

Van kennis in hoofden naar kennis in systemen. Dat is knowledge Scaling. Met onze methodiek wordt de kennis van mensen omgezet in gestructureerde, digitale kennis die overdraagbaar en schaalbaar is.

Onze aanpak bestaat uit twee onderdelen: een manifest en een werkwijze. Het manifest bevat heldere richtlijnen en praktische uitgangspunten voor organisaties die kennis willen digitaliseren. Dit ontvang je bij de start van onze samenwerking.

Tijdens het traject doorlopen we samen vier stappen: Identificeren, Realiseren, Embedden en Groeien. In de eerste fase brengen we de cruciale kennis binnen de organisatie in kaart. Vervolgens vertalen we deze kennis naar een gestructureerd, digitaal format. Daarna zorgen we voor integratie in systemen, processen en het dagelijks werk. Tot slot richten we ons op het optimaliseren en opschalen van de kennis, op basis van gebruik en nieuwe inzichten.

Met deze methodiek zorgen we ervoor dat kennis behouden blijft, efficiënt benut wordt en een stevige basis vormt voor duurzame groei en innovatie.

Identificeren

Het doel van de eerste fase is om samen een duidelijke stip op de horizon te bepalen. We voeren grondig onderzoek uit, stellen in overleg de juiste strategie vast en werken deze visueel uit in de eerste fase van de roadmap. Zo ontstaat een helder beeld van de gewenste toekomst en de concrete stappen die nodig zijn om daar te komen.

De eerste stap draait altijd om strategie. Zonder een doordacht plan heeft digitaliseren weinig zin. Samen voeren we een grondig onderzoek uit naar de grootste kansen binnen de organisatie. Op basis van deze inzichten brengen we een onderbouwd advies uit dat richting geeft aan de vervolgstappen.

Op de roadmap leggen we alle plannen voor software ontwikkeling vast. Daarnaast voeren we gesprekken over het eerste digitale product wat we gaan ontwikkelen en wordt de rolverdeling duidelijk. De roadmap is gedurende onze samenwerking altijd beschikbaar op een online omgeving en wordt door onze productowner bijgehouden.

Na het opstellen van de roadmap werken we de eerste versie van de software uit. We noemen dit een Minimum Viable Product (MVP). Het doel is namelijk om zo snel als mogelijk het product in gebruik te nemen en feedback te verzamelen van de eindgebruikers. Zo maken we snel impact en gebruiken we de feedback om het product verder door te ontwikkelen.i

Het MVP wordt beperkt visueel gemaakt in een wireframe. Een wireframe is een schets die grof de werking van de software weergeeft. Het doel is discussiëren over werking, functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid, consistentie, elementen en structuur. In eenvoudige bewoording wordt bij sommige elementen uitgelegd wat ze betekenen.

De wireframes en de huisstijl van de organisatie worden, in combinatie met onze designfilosofie, samengevoegd. We voegen kloppend beeld en tekst toe, wat resulteert in een statische weergave zoals de software er daadwerkelijk uit zal zien. We designen scherm voor scherm waarbij alle betrokkenen nauw betrokken zijn.

In het prototype wordt van het design een klikbaar geheel gemaakt, waarbij de interactie tussen verschillende onderdelen is nagebootst. Zo weet je precies hoe de software eruit ziet en zal werken.t

Realiseren

In de tweede fase ontwikkelen we de software. We werken in korte iteraties, zodat nieuwe functionaliteiten continu getest kunnen worden en bijgestuurd waar nodig. Zodra een onderdeel is afgerond, pakken we de roadmap uit de identificeerfase er opnieuw bij en werken we de volgende stap uit. Zo blijven we doelgericht ontwikkelen en behouden we grip op het proces.

Als helemaal helder is uit de identificeer fase wat de software (of een onderdeel daarvan) moet doen en hoe het eruit ziet, beschrijven we dit als user stories (korte beschrijvingen van taken) in het backlog. Een backlog is een grote takenlijst opgedeeld in prioriteit en geldt als leidraad voor het development team. Er zijn geen open einden meer en alle functionaliteiten zijn bedacht. Afhankelijk van het aantal elementen in het backlog wordt het aantal sprints bepaald. Hierbij wordt ook gekeken of de vooraf gegeven planning haalbaar is of niet.

In een sprint ontwikkelt het development team de user stories uit het backlog. Eén sprint levert binnen een tijdvak van twee weken een bruikbaar onderdeel van de dienst of het product op dat als ‘gereed’ kan worden beschouwd. De sprint frequentie is om de twee weken. In de tussenliggende twee weken wordt de vorige sprint getest en de volgende sprint verder voorbereid. Afhankelijk van de snelheid waarmee jij wilt ontwikkelen wordt de sprintprijs bepaald. De sprintprijzen starten vanaf €7.200,-. Uiteraard kunnen we ook budget gestuurd werken. Zo hou jij te allen tijde grip op je uitgaven.

Na het afronden van een sprint, wordt deze opgeleverd aan de productowners. In een korte sessie laten we zien wat er is ontwikkeld en welke keuzes er tijdens de ontwikkeling zijn gemaakt. Alle ontwikkelde software wordt beschikbaar gesteld op een testomgeving. Daarnaast wordt er een lijst van opgeleverde user story’s opgesteld zodat de productowners kunnen testen en feedback geven.

Embedden

De derde fase wordt vaak onderschat, maar is cruciaal voor een succesvolle implementatie van de software binnen de organisatie. In deze fase zorgen we ervoor dat de oplossing op de juiste manier wordt ingebed in de dagelijkse praktijk. We besteden aandacht aan draagvlak, betrokkenheid en enthousiasme, zodat iedereen de meerwaarde ervaart en bereid is om ermee te werken.

Per afdeling geven we een gerichte presentatie over de nieuwe software. Daarmee enthousiasmeren we medewerkers en creëren we ruimte om direct vragen te stellen. Aansluitend krijgt iedereen de mogelijkheid om zelf aan de slag te gaan met de software. Zo ervaren ze direct de werking én de impact ervan in de praktijk.

Tijdens de ontwikkeling van de software worden talloze keuzes gemaakt. Het is essentieel dat al deze keuzes (de zogenaamde business rules) zorgvuldig worden vastgelegd in documentatie, zodat hierover later geen onduidelijkheid ontstaat. Daarom documenteren we niet alleen de code, maar richten we ook een centrale omgeving in waarin alle business rules overzichtelijk worden vastgelegd. Daarnaast voorzien we de software van een plek waar jullie zelf eenvoudig instructies en toelichtingen voor het team kunnen toevoegen. Zo blijft alle kennis toegankelijk, actueel en gedeeld binnen de organisatie.

Nieuw personeel moet eenvoudig en snel kunnen worden ingewerkt. Om dit te ondersteunen, stellen we samen met jullie een onboardingprotocol op. Dit document bevat alle essentiële informatie over het gebruik van de software en zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers snel vertrouwd raken met de werkwijze. Zo zijn ze in korte tijd volledig operationeel.

Groeien

Na livegang start de groeifase. In deze fase meten we de data en breiden we de roadmap verder uit. Daarnaast verzorgen we het onderhoud en de hosting van de software waardoor de stabiliteit gewaarborgd word.

Dit zijn hardware kosten voor de server, domeinkosten, dns wijzigingen, backup procedures, server security updates. We brengen de tijd die nodig is om de server up to date te houden in rekening via een hostingcontract. Met onze hosting is je software snel, optimaal bereikbaar en klaar voor piekmomenten.

Denk hierbij aan updates aan de code en upgrades aan het software framework. We zorgen dat de software meegaat met de security updates van de server. Daarnaast is er intern kennisoverdracht in de vorm van meetings en documentatie, privacy waarborging, user management, beschikbaarheid van onze product owner, rapportages en toegang tot onze documentatie kanalen. De hoogte van de maandelijkse kosten voor onderhoud worden gebaseerd op de complexiteit van de software en de functies hierin. Als handvat voor de hoogte van de maandkosten rekenen wij met 15% de totale ontwikkelsom van de actieve functionaliteiten binnen de software.

Binnen het onderhoud valt een standaard SLA afspraak. Maar afhankelijk van je behoeften is onze beschikbaarheid en bereikbaarheid van de software goed af te stemmen. Specifieke wensen bespreken we en leggen we vast in een separaat voorstel.

Door middel van tools monitoren we continue de uptime en het gebruik van de software. Zo kunnen we snel reageren bij server issues en wordt de downtime tot een minimum beperkt.