Van Kleij Steigers is een kleine organisatie maar groot in het netwerk. Een steigerbouwer met veel eigen materiaal en werkzaam op een groot aantal projectlocaties. Door de flexibele werkwijze, een groot team en veel projecten is inzicht essentieel.
Not a number stroomlijnt door middel van een functionele webbased applicatie alle financiële administratie rondom een project. Hierin wordt rekening gehouden met alle processen, materialen en betrokken partijen. Er is een overzichtelijk dashboard gecreëerd dat Kleij inzicht geeft in alle projectadministratie en financiële statussen. De financiële administratie wordt vervolgens doorgestuurd naar de gekoppelde boekhoudsoftware Moneybird.
Applicatie voor alle financiële projectadministratie
Klein beginnen stond centraal bij de start van dit ERP-systeem. De eerste versie van de applicatie geeft overzicht in relaties, projecten en zogenaamde facturatierondes. Standaard wordt er aan het einde van iedere week gefactureerd. Dit kan nu een stuk sneller worden gedaan door uit het projectoverzicht alle projecten te selecteren waar die week voor gewerkt is. Deze projecten worden samen toegevoegd aan één facturatieronde en kunnen vanuit hier makkelijk worden bewerkt. Met een druk op de knop wordt deze facturatieronde gesynchroniseerd naar het boekhoudsysteem Moneybird en automatisch verzonden.
Tijdregistratie in een mobiele app
Tijdregistratie voor de werknemers is toegevoegd aan de applicatie zodat gewerkte uren direct kunnen worden doorbelast. De tool is headless ontwikkeld en is adaptive ontworpen voor mobiel gebruik op de werkplaats. Werknemers kunnen per dag aangeven hoeveel uur er is gewerkt, welk materieel er is gebruikt en hoeveel pauze er is geweest. Al deze uren komen binnen in de inbox bij de applicatiebeheerder zodat hij deze kan accorderen, afwijzen of wijzigen.
Automatisch genereren werkbonnen
Nu de urenregistratie is toegevoegd is het een kleine stap naar het automatisch genereren van de werkbonnen. Wanneer een project wordt toegevoegd aan de facturatieronde van die week, wordt er automatisch een werkbon voor het specifieke project gegenereerd. Deze werkbon wordt net als de factuur automatisch ingeschoten in Moneybird.
In de eerste versie van de applicatie is alle projectadministratie gedigitaliseerd. Vanuit deze administratie kunnen gemakkelijk facturatie rondes worden aangemaakt.
Werknemers registreren de gewerkte uren via een app op de telefoon. De uren kunnen aangepast worden tot dat deze geaccordeerd zijn.
Voorheen stond mijn gehele projectadministratie in Excel. Nu kan ik overal ter wereld inloggen en direct de actuele status van mijn projecten zien. Daarnaast heb ik real-time inzicht in de gewerkte uren van ieder project.
Gerard van der Klei - Directeur Kleij Steigers
De applicatiebeheerder kan in een overzicht makkelijk de geregistreerde uren accorderen en bewerken. Zodra de uren geaccordeerd zijn wordt voor ieder project automatisch de werkbon gegenereerd.
