GS Furn is een gerenommeerde speler op het gebied van horeca meubilair en projectmeubilair binnen de segmenten horeca, kantoren, zorginstellingen en recreatie. Ze begeleiden een project van ontwerp tot oplevering waarbij ze streven naar een optimale klantbeleving. Een werkproces waarbij GS Furn alle zorgen uit handen van een klant neemt. Maar de vraag is, hoe optimaliseer je een tijdrovend project dat loopt van ontwerp tot aan oplevering?
Not a number denkt maandelijks mee met de wens om de lijnen van de klanten van GS Furn kort te houden. Er wordt samen gekeken naar diverse digitaliseringsvraagstukken en proces innovaties.
Ontwikkeling website
Om GS Furn haar aanbod te visualiseren en te digitaliseren is er een ecommerce website ontwikkeld waar potentiële klanten het aanbod te zien krijgen. De bezoekers van de website kunnen gemakkelijk een offerte samenstellen aan de hand van het productaanbod.
Automatisering offertes in een maatwerk ERP-systeem
Offerte aanvragen die via de ecommerce website binnenkomen worden nu automatisch doorgeschoten naar het maatwerk ERP-systeem. In dit ERP-systeem is een workflow gemaakt waar offertes worden toegevoegd aan de "Wachtrij". GS Furn controleert iedere dag alle offerteaanvragen en maakt aanpassingen aan de offerte indien nodig. Na akkoord van de Sales afdeling wordt met 1 klik op de knop de offerte automatisch gegenereerd en naar de klant toegezonden.
Waar soms wel 3 uur nodig was om de offerte volledig op te stellen, is dit nu vaak binnen 3 minuten gedaan.
Workflow voor orders toegevoegd aan het maatwerk ERP-systeem
Klanten kunnen bij offertes aangeven of ze akkoord gaan of niet. Zodra er akkoord wordt gegeven op de offerte wordt deze automatisch doorgezet naar het order gedeelte in het systeem. Hier kan de order nogmaals worden gecontroleerd door de order afdeling.
Voor intern gebruik worden verschillende documenten gegenereerd, namelijk de orderbevestiging, inkoopbon & leveringsbon. Zodra de order status "lopend" krijgt wordt via een API koppeling de order geüpload naar Monday. Monday is een cloudgebaseerd platform waarmee gebruikers hun projectbeheersoftware kunnen maken.
Dealerplatform
De gehele software van GS Furn is beschikbaar gemaakt voor de organisaties waarmee GS Furn samenwerkt. Doordat er een aanbod synchronisatie plaatsvindt van de basis e-commerce website van GS Furn naar de website van de gekoppelde partner is er altijd sprake van exacte productinformatie. De dealers maken separaat gebruik van de offerte & order methodiek die in het platform zit verwerkt en genieten zo optimaal van een whitelabel versie.
Order naar factuur
De workflow van het orderproces is uitgebreid en het stukje automatische facturatie is toegevoegd. Voor iedere order wordt nu automatisch een aanbetaling en restant factuur gegenereerd. In de order kan het aanbetalingspercentage worden ingesteld.
Bezoekers kunnen via de website snel en makkelijk een offerte aanvragen.
Offertes komen binnen in de "wachtrij". Hier kan GS Furn snel aanpassingen doen en vervolgens de offerte versturen. Wanneer de offerte akkoord is wordt er automatisch een order aangemaakt.
Not a number heeft ons de mogelijkheden van online laten inzien. Wanneer we een uitdaging hebben bel ik vaak direct op om samen te sparren over de beste digitale oplossing.
Patrick van der Bok - Directeur GS Furn
Naast de offerte wordt ook de orderbevestiging, inkoopbon, leveringsbon en factuur automatisch gegenereerd.
