United Quality is een adviesbureau actief in de afvalbranche en de automotive sector. Hun kernactiviteiten bestaan uit het oplossen van complexe adviesvraagstukken en het ontzorgen van klanten bij de uitvoering van (Europese) aanbestedingstrajecten.
Voor elk aanbestedingstraject moet een bestek worden opgesteld, wat voorheen gebeurde in Excel. In samenwerking met United Quality hebben wij een documentconfigurator ontwikkeld die speciaal is ontworpen voor het genereren van aanbestedingsdocumenten zodat het generatie proces sneller en efficiënter verloopt.
Alle eisen overzichtelijk beheren in een database
In de eerste fase hebben we alle eisen centraal vastgelegd, waardoor een Single Source of Truth ontstaat. In de document configurator noemen we dit model eisen.
De model eisen zijn overzichtelijk gecategoriseerd, voorzien van versiebeheer om wijzigingen nauwkeurig bij te houden en eenvoudig aanpasbaar via een WYSIWYG-editor (What You See Is What You Get).
De volgorde en opbouw van de bestekken beheren via model bestekken
Nu alle modeleisen centraal zijn vastgelegd, bundelen we ze in templates. In deze templates bepalen we welke eisen worden opgenomen, hoe ze worden gecategoriseerd en in welke volgorde ze staan. Dit gebeurd allemaal via een intuïtieve lay-out.
In ons systeem noemen we dit ‘model bestekken’. Met deze model bestekken kunnen we straks razendsnel aanbestedingsdocumenten genereren voor klanten.
Eenvoudig bestekken opstellen en aanpassen op basis van de model bestekken
Op basis van de model bestekken uit de vorige stap kunnen klant bestekken worden opgesteld. Zoals de naam al aangeeft, zijn deze documenten specifiek afgestemd op de behoeften van elke individuele klant.
Binnen deze klant bestekken kunnen alle eisen worden aangepast, toegevoegd of verwijderd. Alle wijzigingen worden nauwkeurig bijgehouden via versiebeheer. Op deze manier ontstaat voor elke klant een uniek en op maat gemaakt document.
Heb je verbeteringen die teruggevoerd moeten worden naar het model bestek? Iedere gebruiker van de applicatie kan makkelijk een voorstel doen.
Klant bestekken laten controleren door een collega en snel feedback ontvangen
Omdat elk klantbestek wordt opgebouwd op basis van een modelbestek (template), hoeft het grootste deel van het document niet handmatig gecontroleerd te worden. Alleen de aanpassingen ten opzichte van het modelbestek moeten worden beoordeeld door een collega.
Dit beoordelingsproces vindt plaats in een slimme en overzichtelijke layout. Collega’s zien in één oogopslag welke eisen zijn gewijzigd en wat er precies is aangepast. Elke wijziging kan eenvoudig worden geaccepteerd of van een opmerking worden voorzien.
Alles eenvoudig exporteren naar Excel en PDF
Zodra alle stappen zijn doorlopen, wordt het klantbestek met één druk op de knop geëxporteerd naar een opgemaakt Excel-bestand of PDF. Zo kunnen de documenten eenvoudig worden aangeleverd aan de klant en geüpload op aanbestedingsplatformen.
Alle exports volgen dezelfde lay-out, zodat de documenten altijd uniform en professioneel zijn vormgegeven.
De basis van de applicatie zijn de model eisen. Deze kunnen eenvoudig worden beheer via een intuïtieve layout. Iedere wijziging wordt opgeslagen in het versie beheer.
Vanuit de model eisen worden de model bestekken opgebouwd. In de model bestekken wordt bepaald welke eisen worden opgenomen, hoe ze worden gecategoriseerd en in welke volgorde ze staan.
